ENVOI DES CHÈQUES CADEAUX PAR LA POSTE, QUEL BUDGET DU CSE E

Lorsque le CSE souhaite mettre en place des cartes cadeaux ou des chèques cadeaux à destination des salariés, celui-ci peut décider de remettre au salarié la carte cadeau en main propre ou del’envoyer par courrier.

La modalité de remise au salarié de son chèque cadeau est libre. Elle peut néanmoins être prévue par le règlement intérieur du CSE. En pratique, lorsque la carte cadeau est remise en main propre, il est recommandé de faire signer une feuille d’émargement au salarié, lorsqu’il récupère sa carte. Il est également recommandé de ne pas faire transiter les cartes entre salarié.

Par exemple, Paul est absent et Pierre lui récupère, sa carte, à sa place. En cas de perte ou de mésentente entre les deux, la carte serait donc à nouveau à commander.

Pour les salariés absents de l’entreprise pour des raisons d’arrêt de travail, de congés ou encore ne travaillant pas sur le site, la question de remise de carte, se pose.

Afin que ces salariés puissent obtenir leur carte dans le même délai que les autres salariés, il peut être envisagé par le CSE d’envoyer au domicile des salariés la carte cadeau. Pour cet envoi, il faudra alors au préalable, que le CSE récupère lui-même les adresses postales des salariés concernés. En effet, la Direction qui transmettrait ces informations à un CSE serait dans l’illégalité.

L’adresse postale relève d’une information dite personnelle, par conséquent le CSE peut en disposer mais pour cela il doit lui-même les récupérer et préciser aux salariés les modalités de traitement et de conservation de ces données.

Pour l’envoi en lui-même, que celui se fasse en lettre suivi ou en recommandée, cet envoi va générer un coût. Le coût de l’envoi en lui-même et/ou le coût de l’enveloppe va devoir être pris en charge par le CSE.

Pour savoir quel budget va être impacté, il faut se poser la question suivante : quelle est la finalité decette dépense ?

Pour la question du financement des enveloppes liées aux cartes cadeau, la même logique s’applique : l’enveloppe est achetée afin de permettre au salarié de recevoir une carte cadeau. La Carte cadeau est une activité sociale et culturelle et elle est la finalité de l’achat des enveloppes. Par conséquent, les enveloppes doivent être financées avec le budget activités sociales et culturelles.

Attention, le détournement d’une somme différente de sa finalité, c’est-à-dire, le paiement parexemple, des enveloppes afin le budget fonctionnement, peut donner lieu à un redressementURSSAF.

Si la réponse est : cette dépense permet aux élus du CSE de ne pas engendrer de frais personnel dans le cadre de leur mission (équipement en matériel, frais de trajets, de repas ,…), alors c’est le budget de fonctionnement qui est impacté
Si la réponse est : l’accès aux salariés à une activité sociale et culturelle (chèque cadeau, sortie sportive, tickets parc d’attraction, …), alors la dépense sera à impacter sur le budget d’activités sociales et culturelles.