Première réunion CSE : Comment ça se passe ?

Ce qu’il faut retenir

Qui organise la première réunion CSE ?

C’est l’employeur qui organise la première réunion du CSE. En tant que président du comité, il a la responsabilité de convoquer les membres élus. C’est l’article L2315-23 du Code du travail qui lui confère cette présidence.

L’employeur peut être représenté par un membre de la direction ou des ressources humaines. Il peut également se faire assister de trois collaborateurs au maximum. Ces collaborateurs disposent d’une voix consultative mais ne participent pas aux votes.

Le président ouvre la réunion en rappelant le rôle du comité, les attributions de ses membres et l’objet de la réunion. C’est lui qui conduit les débats et organise le déroulement des différents points inscrits à l’ordre du jour.

Dans quel délai doit-elle se tenir après les élections ?

Le Code du travail ne fixe pas de délai spécifique pour organiser la première réunion du CSE. En pratique, cette première réunion doit respecter la périodicité légale des réunions ordinaires, qui varie selon la taille de l’entreprise.

Dans les entreprises de moins de 300 salariés, le CSE se réunit au moins une fois tous les deux mois. La première réunion doit donc se tenir dans les 60 jours suivant les élections.

Dans les entreprises de 300 salariés et plus, le CSE se réunit au moins une fois par mois. La première réunion doit se tenir dans les 30 jours suivant les élections.

Il est toutefois recommandé de ne pas attendre le dernier moment. Plus la première réunion a lieu tôt, plus le CSE peut commencer à exercer ses missions rapidement.

Qui participe à la première réunion du CSE ?

Le Code du travail prévoit que seuls les membres titulaires participent aux réunions du CSE. Les suppléants n’assistent aux réunions qu’en l’absence des titulaires qu’ils remplacent. C’est l’article L2314-1 du Code du travail qui pose cette règle.

Cependant, pour la première réunion, il est d’usage d’inviter également les suppléants. Cette pratique leur permet de prendre connaissance du fonctionnement du comité et d’être en mesure de remplacer un titulaire si besoin. Un accord d’entreprise peut d’ailleurs prévoir la présence systématique des suppléants aux réunions.

Les participants à la première réunion sont :

• L’employeur ou son représentant, en qualité de président du CSE
• Les collaborateurs de l’employeur (trois au maximum), avec voix consultative
• Les membres titulaires du CSE
• Les représentants syndicaux au CSE, s’ils ont déjà été désignés par leurs organisations

Si l’ordre du jour aborde des questions de santé, sécurité et conditions de travail, le médecin du travail et le responsable sécurité peuvent également être conviés.

Qui fixe l’ordre du jour de la première réunion ?

En temps normal, l’ordre du jour est établi conjointement par le président et le secrétaire du CSE. C’est l’article L2315-29 du Code du travail qui impose cette règle.

Lors de la première réunion, le secrétaire n’est pas encore désigné. C’est donc l’employeur qui fixe unilatéralement l’ordre du jour. C’est la seule situation dans laquelle il peut le faire seul sans que cela constitue un délit d’entrave.

L’ordre du jour doit être communiqué aux membres du CSE au moins 3 jours avant la date de la réunion. C’est l’article L2315-30 du Code du travail qui fixe ce délai. L’ordre du jour est aussi transmis à l’inspection du travail et à la CARSAT.

L’ordre du jour de la première réunion comprend généralement les points suivants :

• Désignation du secrétaire et du trésorier du CSE
• Désignation des éventuels adjoints (secrétaire adjoint, trésorier adjoint)
• Adoption du règlement intérieur du CSE
• Désignation des membres des commissions obligatoires
• Désignation des représentants du CSE au conseil d’administration (le cas échéant)
• Communication des informations sur la situation de l’entreprise
• Présentation des budgets de fonctionnement et des ASC
• Passation avec l’ancien comité (le cas échéant)

Comment se déroule la désignation du bureau du CSE ?

La désignation du bureau est le premier acte de la première réunion. Le bureau du CSE se compose au minimum d’un secrétaire et d’un trésorier. L’article L2315-23 du Code du travail impose leur désignation parmi les membres titulaires du comité.

Un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint peuvent également être désignés. Contrairement au secrétaire et au trésorier, les adjoints peuvent être choisis parmi les titulaires ou les suppléants.

La désignation se fait par un vote à la majorité des membres présents. Le vote se déroule à bulletin secret puisqu’il s’agit d’un scrutin. L’employeur, en tant que président du CSE, est en droit de participer au vote.

Le rôle de chaque membre du bureau est essentiel pour le bon fonctionnement du CSE tout au long du mandat. Le secrétaire est chargé de rédiger l’ordre du jour conjointement avec l’employeur, de rédiger les procès-verbaux et de gérer la communication du comité. Le trésorier gère les finances, tient la comptabilité et présente les comptes annuels.

Pourquoi adopter le règlement intérieur dès la première réunion ?

L’article L2315-24 du Code du travail impose au CSE d’adopter un règlement intérieur dans les entreprises d’au moins 50 salariés. Ce document définit les modalités de fonctionnement du comité et ses rapports avec les salariés de l’entreprise.

Le règlement intérieur est adopté par un vote à la majorité des membres présents. Il s’applique pendant toute la durée du mandat. Les membres peuvent reprendre le règlement intérieur du mandat précédent, le modifier ou en créer un nouveau.

Le règlement intérieur doit comporter certaines clauses obligatoires :

• Les modalités d’arrêt des comptes annuels du CSE (article L2315-68)
• Les modalités de présentation du rapport de gestion (article L2315-69)
• Les conditions d’organisation des réunions (convocation, délais, visioconférence)
• Les modalités de rédaction et de diffusion des procès-verbaux
• Les missions respectives du secrétaire, du trésorier et de leurs adjoints

Le règlement intérieur ne peut pas contenir de clauses imposant à l’employeur des obligations qui ne résultent pas de dispositions légales, sauf accord de sa part.

Quelles informations l’employeur doit-il communiquer ?

L’employeur doit profiter de la première réunion pour transmettre aux nouveaux élus les informations essentielles sur l’entreprise. Cette communication permet aux membres du CSE de comprendre le contexte dans lequel ils vont exercer leur mandat.

Les informations communiquées portent sur :

• La forme juridique de l’entreprise et sa structure
• La situation économique et financière
• Les orientations stratégiques
• Les effectifs et l’organisation du travail
• Les conditions de travail des salariés
• La position de l’entreprise dans sa branche d’activité

L’employeur doit également rappeler les attributions du CSE aux nouveaux élus et présenter les budgets du comité : le budget de fonctionnement (0,20 % ou 0,22 % de la masse salariale brute selon l’effectif) et le budget des activités sociales et culturelles.

Quelles commissions faut-il mettre en place ?

Selon la taille de l’entreprise, certaines commissions doivent obligatoirement être constituées lors de la première réunion du CSE. Les membres de ces commissions sont désignés par un vote des élus.

La commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) est obligatoire dans les entreprises de 300 salariés et plus. Elle est aussi obligatoire dans les établissements classés Seveso ou à risques nucléaires, quelle que soit leur taille. C’est l’article L2315-36 du Code du travail qui l’impose.

D’autres commissions sont obligatoires à partir de certains seuils :

• Commission de la formation : à partir de 300 salariés
• Commission d’information et d’aide au logement : à partir de 300 salariés
• Commission de l’égalité professionnelle : à partir de 300 salariés
• Commission économique : à partir de 1 000 salariés

Le CSE doit aussi désigner un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes, quelle que soit la taille de l’entreprise. C’est l’article L2314-1 du Code du travail qui l’impose.

Comment se passe la passation avec l’ancien comité ?

En cas de renouvellement, la première réunion est aussi l’occasion d’organiser la passation entre l’ancien et le nouveau CSE. L’ancien secrétaire et l’ancien trésorier peuvent être invités pour présenter la situation du comité sortant.

Les membres du nouveau CSE doivent prendre connaissance de :

• La situation comptable et financière à la date du transfert
• L’inventaire du patrimoine du comité (biens, contrats en cours, comptes bancaires)
• Les engagements pris par l’ancienne mandature qui produisent encore des effets
• L’affectation des biens décidée par l’ancien comité

Le nouveau CSE doit voter à la majorité de ses membres pour accepter ou modifier les affectations décidées par l’ancien comité. Cette possibilité est prévue par l’ordonnance du 20 décembre 2017.

Que contient le procès-verbal de la première réunion ?

Comme pour toute réunion du CSE, un procès-verbal CSE doit être rédigé par le secrétaire. C’est l’article L2315-34 du Code du travail qui impose cette obligation dans les entreprises d’au moins 50 salariés.

Le procès-verbal de la première réunion doit contenir au minimum :

• Les résultats de la désignation du bureau (secrétaire, trésorier, adjoints)
• Les résultats de la désignation des membres des commissions
• L’adoption du règlement intérieur
• Les décisions de l’employeur sur les propositions qui lui ont été soumises
• Le compte-rendu de la passation avec l’ancien comité (le cas échéant)

Le secrétaire dispose de 15 jours après la réunion pour transmettre le procès-verbal à l’employeur et aux membres du comité. C’est l’article R2315-25 du Code du travail qui fixe ce délai, sauf disposition contraire prévue par accord.

Cas particulier : la première réunion dans les entreprises de moins de 50 salariés

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, le CSE n’a pas les mêmes obligations. Le Code du travail ne prévoit pas de contenu spécifique pour la première réunion.

La désignation d’un secrétaire et d’un trésorier n’est pas obligatoire. L’adoption d’un règlement intérieur n’est pas imposée non plus, même si elle est recommandée pour organiser le fonctionnement du comité.

En pratique, la première réunion dans ces entreprises consiste à présenter les attributions du CSE aux nouveaux élus et à examiner les éventuelles questions que les élus souhaitent poser à la direction. Les membres du CSE doivent transmettre une note écrite à l’employeur au moins 2 jours ouvrables avant la réunion pour faire part de leurs réclamations. C’est l’article L2315-22 du Code du travail qui fixe cette règle.

FAQ

Qui convoque la première réunion du CSE ?

C’est l’employeur, en sa qualité de président du CSE, qui convoque les membres à la première réunion. Il fixe la date, le lieu, l’heure et l’ordre du jour. La convocation doit être envoyée au moins 3 jours avant la réunion.

Dans quel délai la première réunion du CSE doit-elle avoir lieu ?

Le Code du travail ne fixe pas de délai spécifique. Il faut respecter la périodicité des réunions ordinaires : 30 jours après les élections pour les entreprises de plus de 300 salariés, 60 jours pour les entreprises de moins de 300 salariés.

Les suppléants peuvent-ils assister à la première réunion ?

En principe, seuls les titulaires participent aux réunions. Cependant, pour la première réunion, il est courant d’inviter les suppléants à titre exceptionnel. Un accord d’entreprise peut prévoir leur présence systématique.

Qui fixe l’ordre du jour de la première réunion ?

L’employeur fixe seul l’ordre du jour de la première réunion. C’est la seule exception au principe de rédaction conjointe avec le secrétaire, puisque ce dernier n’est pas encore désigné.

Le représentant syndical est-il désigné lors de la première réunion du CSE ?

Non. Le représentant syndical au CSE est désigné par chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise. Ce n’est pas le CSE qui le nomme. L’organisation syndicale transmet un courrier de désignation à l’employeur, souvent avant ou au moment de la première réunion.

Faut-il adopter le règlement intérieur dès la première réunion ?

Le règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés. Il est fortement recommandé de l’adopter dès la première réunion pour encadrer le fonctionnement du CSE. Si les élus ont besoin de plus de temps, ils peuvent reporter son adoption à la deuxième réunion.

En conclusion

La première réunion du CSE est un moment fondateur. Elle détermine l’organisation du comité pour les quatre prochaines années de mandat. Chaque point abordé a un impact direct sur la capacité du CSE à exercer ses missions : la qualité du bureau désigné, la clarté du règlement intérieur, la bonne communication des informations par l’employeur.

Pour les élus, cette réunion est aussi une première prise de contact avec leur rôle de représentant du personnel. C’est pourquoi il est essentiel que l’employeur l’organise rapidement après les élections et que les élus s’y préparent en amont.