Planning salarié : quand doit-il être remis ?
Quid du délai de remise du planning au salarié ?
CSE
Planning salarié : quand doit-il être remis ?
L'essentiel
La remise du planning de travail est essentielle pour les employeurs afin de permettre aux salariés de s'organiser. Bien que la législation française ne fixe pas de délai précis pour cette remise, plusieurs obligations indirectes existent, notamment l'affichage des horaires collectifs et le respect des temps de repos. Les conventions collectives et accords d’entreprise précisent souvent ces délais, qui peuvent aller de une à deux semaines avant la période concernée. La jurisprudence insiste sur le respect d'un délai de prévenance raisonnable.
Une remise tardive des plannings du personnel peut entraîner des sanctions pour l'employeur, comme des dommages et intérêts, voire des requalifications de licenciement abusif. Pour les salariés, cela peut causer des difficultés d'organisation et affecter leur motivation.
Les cas particuliers, comme le travail en horaires décalés ou les emplois à temps partiel, nécessitent une attention particulière. En cas d’imprévus, l’employeur doit être transparent et chercher des solutions concertées.
Le planning du personnel.
Le planning de travail est un document clé qui informe le salarié de ses horaires de travail.
Ce n'est pas explicitement mentionné comme un document légalement obligatoire dans la législation. Cependant, plusieurs obligations légales imposent indirectement la communication des horaires de travail aux collaborateurs.
Il permet au salarié de s'organiser personnellement et professionnellement. Une remise tardive ou inadéquate du planning peut entraîner des difficultés pour le salarié, notamment en termes de conciliation entre vie professionnelle et vie privée, et peut engendrer des problèmes d’absentéisme ou de désorganisation.
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Consultation du CSE.
Lorsqu'un employeur souhaite modifier les horaires de travail collectifs, il doit suivre une procédure d'information consultation.
En effet, il doit tout d'abord consulter le comité social et économique (CSE), pour recueillir son avis sur le projet de changement d'horaires collectifs.
Cette consultation est obligatoire et permet de prendre en compte les préoccupations des collaborateurs et les réalités du terrain.
Conventions collectives et accords d’entreprise.
Les conventions collectives et accords d’entreprise précisent souvent les modalités de remise des plannings.
Par exemple, certains secteurs comme l’hôtellerie restauration ou la grande distribution ont des conventions collectives qui imposent des délais de remise des plannings pouvant aller de une à deux semaines avant le début de la période concernée.
Cas particuliers.
Horaires décalés ou atypiques
Pour les salariés travaillant en horaires décalés ou atypiques, comme les travailleurs de nuit ou ceux soumis à des cycles de travail irréguliers, la remise des plannings doit être particulièrement anticipée.
Les employeurs doivent tenir compte des spécificités de ces régimes de travail et prévoir des délais de remise adaptés pour permettre aux collaborateurs de s’organiser.
Obligations légales sur le temps de travail.
La législation prévoit plusieurs obligations en matière d’organisation du temps de travail qui impactent la remise des plannings :
- Affichage des horaires collectifs : L’article L. 3171-1 du code du travail impose à l’employeur d’afficher les horaires de travail collectifs dans les locaux de l’entreprise.
- Repos quotidien et hebdomadaire : Les articles L. 3131-1 et L. 3132-2 du code du travail exigent le respect des repos quotidiens (11 heures consécutives) et hebdomadaires (24 heures consécutives).
- Limite de la durée du travail de nuit : La durée quotidienne de travail accomplie par un travailleur de nuit ne peut excéder huit heures comme le prévoit l'article L3122-6 du code du travail.
- Modification des horaires de travail : L’article D3121-27 du même code, impose un délai de prévenance raisonnable lors de leur modification, généralement fixé par les conventions collectives ou accords d’entreprise, et à défaut de sept jours ouvrés.
Lorsque l'employeur souhaite organiser les plannings du personnel au delà d'une semaine, cela doit être prévu par accord collectif, convention collective ou par accord de branche.
A défaut, l'employeur peut aménager la durée de travail comme suit :
durée maximale de neuf semaines pour les entreprises employant moins de cinquante salariés,
durée maximale de quatre semaines pour les entreprises de cinquante salariés et plus.
Gestion des imprévus
Il est inévitable que des imprévus surviennent, nécessitant des ajustements de planning à la dernière minute.
Dans de telles situations, l’employeur doit faire preuve de transparence et de flexibilité. Il est crucial de discuter des changements avec les collaborateurs concernés, de leur expliquer les raisons des modifications et de chercher des solutions concertées pour minimiser les désagréments.
Temps partiel
Pour les salariés à temps partiel, le planning est souvent déterminant pour la gestion de leur emploi du temps personnel et professionnel.
Les employeurs doivent donc veiller à remettre les plannings avec un délai de prévenance suffisant pour ces salariés, en respectant les dispositions légales et conventionnelles spécifiques au travail à temps partiel.
Moyens de communication du planning du personnel.
Affichage obligatoire
Dans les entreprises où un dispositif d'aménagement du temps de travail est en place, l'affichage de l'horaire collectif de travail est obligatoire.
Cet affichage doit indiquer le nombre de semaines que comporte la période de référence. Pour les entreprises employant moins de 50 salariés, cette période ne doit pas dépasser 9 semaines, tandis que pour celles de 50 salariés et plus, elle est limitée à 4 semaines.
Pour chaque semaine incluse dans cette période de référence, l'affichage doit préciser l'horaire de travail et la répartition de la durée du travail. De plus, tout changement de durée ou d'horaire de travail doit être affiché en respectant un délai de prévenance de 7 jours, sauf stipulations conventionnelles contraires.
Information sur le bulletin de paie
Les entreprises appliquant un dispositif conventionnel d'aménagement du temps de travail doivent mentionner le total des heures de travail accomplies depuis le début de la période de référence.
Cette information doit être annexée au dernier bulletin de paie de la période de référence ou lors du départ du salarié si celui-ci intervient en cours de période. Ce document peut être fourni en format électronique, facilitant ainsi la communication et la conservation des données.
Documents à disposition de l'Inspection du Travail
L'employeur a l'obligation de tenir à disposition de l'inspection du travail, pendant une durée d'un an, les documents permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque salarié.
Dans le cas où l'aménagement du temps de travail s'étend sur une période supérieure à l'année, ces documents doivent être conservés pendant une durée équivalente à la période de référence.
Ces exigences s'appliquent également aux entreprises utilisant des horaires individualisés, assurant ainsi une transparence et un contrôle régulier des conditions de travail.
Quid de l'information pendant les congés payés du salarié ?
L'employeur doit informer le salarié de tout changement de planning, même pendant ses congés.
L'information doit respecter les délais de prévenance prévus par la loi ou les conventions collectives, généralement de 7 jours, sauf stipulations conventionnelles contraires. En pratique, cette information peut être communiquée par divers moyens, tels que l'email, le courrier postal, ou tout autre moyen habituellement utilisé par l'entreprise pour communiquer avec ses employés.
Par ailleurs, l'employeur ne peut pas, en principe, demander à un salarié de revenir plus tôt de ses congés pour changer un planning de travail. Les congés payés sont un droit pour le salarié et une fois qu'ils ont été accordés, l'employeur ne peut les modifier ou les annuler sans l'accord du salarié concerné.
Toutefois, en cas de circonstances exceptionnelles justifiant un besoin impérieux de l'entreprise, l'employeur peut solliciter le retour anticipé du collaborateur. Ces circonstances doivent être sérieuses et imprévisibles, et l'employeur doit obtenir le consentement du salarié. Le salarié n'est pas obligé d'accepter cette demande, et en cas d'acceptation, il a droit à une compensation ou à un report de ses jours de congé non pris.
Remise tardive des plannings
Dans cette affaire, une salariée travaillant dans le secteur de la grande distribution a contesté la modification répétée et tardive de son planning. L'employeur modifiait fréquemment les horaires de travail avec un préavis très court, perturbant ainsi l'organisation personnelle de la salariée.
La Cour de cassation, dans un arrêt du 3 mai 2011 (Cass. soc., 3 mai 2011, n° 09-72.673), a jugé que l’employeur ne respectait pas un délai de prévenance raisonnable pour les modifications d’horaires de travail. La Cour a rappelé que la remise tardive des plannings, sans motif légitime et répétée de manière abusive, constituait une modification unilatérale du contrat de travail. Par conséquent, l'employeur a été condamné à verser des dommages et intérêts à la salariée pour le préjudice subi.
Délai de prévenance
Un salarié dans le secteur de l'hôtellerie restauration a été informé de changements importants dans son planning avec seulement 24 heures de préavis. Ces changements fréquents et imprévisibles ont entraîné des difficultés significatives pour le salarié.
Dans un arrêt du 28 mai 2014 (Cass. soc., 28 mai 2014, n° 12-28.309), la Cour de cassation a confirmé que l’employeur doit respecter un délai de prévenance suffisant pour modifier les horaires de travail des salariés. La Cour a estimé qu’un délai de prévenance de 24 heures était insuffisant dans ce contexte, et a souligné l'importance de la stabilité des plannings pour permettre aux salariés de s’organiser.
L’employeur a été condamné pour non-respect de l’obligation de loyauté et de bonne foi dans l’exécution du contrat de travail.
Entreprise fonctionnant en continu
Dans les entreprises qui fonctionnent en continu, l'employeur a la possibilité d'organiser le temps de travail sur plusieurs semaines sans être contraint par les limites habituelles de la durée hebdomadaire du travail. Cette flexibilité permet d'adapter les horaires aux besoins spécifiques de l'activité continue.
Dans ce contexte, il n'est pas nécessaire de conclure un accord collectif. Cependant, l'employeur doit tout de même respecter certaines obligations. Il doit informer les collaborateurs concernés des nouvelles modalités d'organisation et veiller à ce que les conditions de travail soient équitables et respectent la santé et la sécurité des travailleurs.
Bonnes pratiques en matière de remise des plannings.
Anticipation et communication
Pour éviter les conflits et assurer une bonne organisation, il est recommandé aux employeurs de remettre les plannings le plus tôt possible.
En pratique, un délai de remise de deux semaines avant le début de la période concernée est souvent considéré comme raisonnable. Cela permet aux salariés de s’organiser et de faire face à d’éventuels imprévus.
Utilisation d’outils numériques
De plus en plus d’entreprises utilisent des outils numériques pour la gestion des plannings. Ces outils permettent une mise à jour en temps réel et une communication rapide avec les salariés.
Ils offrent également une traçabilité des modifications et des consultations, facilitant ainsi la gestion des plannings et le respect des délais de prévenance.
Flexibilité et dialogue social
La flexibilité et le dialogue social sont essentiels pour une gestion harmonieuse des plannings. Les employeurs doivent être à l’écoute des besoins et des contraintes des salariés, et favoriser des échanges réguliers pour ajuster les plannings en fonction des réalités de terrain.
La mise en place de réunions régulières avec les représentants du personnel peut faciliter cette communication.
Conséquences du non-respect des délais.
Sanctions pour l’employeur
Le non-respect des délais de remise des plannings peut entraîner des sanctions pour l’employeur. Si les délais de prévenance ne sont pas respectés, les salariés peuvent se retourner contre leur employeur pour modification unilatérale du contrat de travail.
Les sanctions peuvent inclure des dommages et intérêts pour préjudice subi, voire la requalification de la rupture du contrat en licenciement sans cause réelle et sérieuse.
Impact sur les salariés
Pour les salariés, une remise tardive des plannings peut engendrer des désagréments importants, comme des difficultés à organiser leur vie personnelle, des conflits d’agenda, ou une incapacité à planifier des obligations familiales ou personnelles.
Ces désagréments peuvent à leur tour affecter la motivation et l’assiduité des salariés, créant ainsi un climat de travail défavorable.
Implications pour l’organisation du travail
Des plannings remis tardivement peuvent également avoir des répercussions négatives sur l’organisation du travail au sein de l’entreprise.
Une mauvaise planification peut conduire à des pénuries de personnel, des heures supplémentaires imprévues, et une augmentation des coûts opérationnels. Pour éviter ces situations, une anticipation rigoureuse et une communication claire sont essentielles.
Conclusion.
La remise du planning aux salariés est une obligation incontournable pour les employeurs, bien que le délai précis ne soit pas toujours fixé par la législation.
Toutefois, le respect d’un délai de prévenance raisonnable, souvent encadré par les conventions collectives ou les accords d’entreprise, est essentiel pour assurer une bonne organisation du travail et préserver la relation de confiance entre employeur et salarié. Les bonnes pratiques en la matière incluent l’anticipation, l’utilisation d’outils numériques, la flexibilité et le dialogue social. Le non-respect des délais peut entraîner des sanctions pour l’employeur et des désagréments significatifs pour les salariés.
En somme, une gestion rigoureuse et transparente des plannings est bénéfique pour l’ensemble de l’entreprise, favorisant une organisation efficace et un climat de travail serein.
Jurisprudence.
La jurisprudence joue également un rôle clé en matière de délai de remise des plannings. Les tribunaux ont souvent rappelé que les employeurs doivent respecter un délai de prévenance raisonnable.
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