Organiser un barbecue du CSE
Quelles sont les règles pour organiser ce type d'évènement ?
CSE
Organiser un barbecue du CSE.
L'essentiel
Lorsque le CSE organise un évènement type barbecue, il doit établir un budget prévisionnel afin de s'assurer de sa capacité de financement, définir les modalités d'organisation (répartition des tâche, lieu, réservation des prestataires). Par ailleurs, le CSE doit assurer un suivi dans les réservations.
Le CSE doit également être vigilant en terme de consommation d'alcool si celle-ci est permise car il est responsable pendant la durée de l'évènement. Il est également recommandé que le CSE dispose d'une assurance multirisques pour un tel évènement.
Les élus du CSE devront être sur des heures de délégation pendant le déroulé de l'évènement s'ils participent à son organisation. Tous les frais générés que ce soient en achat direct de marchandises ou de frais de déplacement pour se rapprocher des prestataires, doivent être imputés sur le budget activités sociales et culturelles.
Choisir un lieu approprié.
Organiser un barbecue du CSE nécessite de choisir un lieu approprié en tenant compte des aspects réglementaires.
Il est important de sélectionner un emplacement qui peut accueillir confortablement tous les participants, qu'il s'agisse d'un espace intérieur, extérieur, en ville ou à la campagne.
Assurez-vous que le lieu dispose des équipements nécessaires, comme des grilles de barbecue, des tables et des sièges, du matériel de repli en cas de pluie et vérifiez les réglementations locales concernant l'utilisation du feu en extérieur.
Prenez en compte la facilité d'accès pour tous les employés, notamment s'il y a des personnes à mobilité réduite.
MERCI
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Concevoir une expérience unique pour les salariés.
Le CSE peut proposer des activités diverses au cours de l'évènement barbecue. Il est seul décisionnaire quant à la gratuité éventuelle des activités proposées aux salariés.
Ainsi le CSE pourrait proposer, sans coût pour lui ni pour les salariés, d'organiser un tournoi de foot ou de pétanque. Il pourrait aussi proposer aux salariés qui le souhaitent de faire du canoe kayak si le lieu s'y prête. Dans ce cas là, le CSE pourrait prendre intégralement en charge le coût du prestataire, ou faire payer à prix coutant les salariés.
Le CSE peut également proposer des activités à destination des enfants des salariés. En effet, le CSE peut proposer que l'évènement soit ouvert non pas seulement aux salariés mais aussi à leur famille et à leurs enfants.
Définir un budget.
Établir un budget prévisionnel pour l’événement est essentiel pour s'assurer que l'évènement n'amène pas le CSE à être en déficit.
Pour cela, le CSE doit définir le nombre de personnes minimales et maximales que peut accueillir l'évènement, prendre connaissance des clause d'annulation par le prestataire et/ou le CSE en cas d'imprévus ou de météo défavorable, définir si le CSE prendra entièrement en charge l'évènement ou si le salarié devra participer.
Si le salarié doit verser une participation financière, il est recommandé que celui-ci verse un acompte, dès lors que des prestataires sont sollicités par le CSE afin que le salarié s'engage à être présent une fois inscrit.
Tous les frais afférents à l'évènement lui-même et à son organisation doivent être pris en charge par le budget activités sociales et culturelles. Ainsi, les frais de déplacement qu'un élu souhaiterait se faire rembourser pour déposer les chèques d'inscription à la banque, ou encore pour aller récupérer la marchandise, seront pris en charge par le budget activité sociale et culturelle. C'est la finalité qui est prise en compte. Ici la finalité étant un barbecue à destination des salariés, donc une activité sociale et culturelle.
Mettre en place une stratégie de communication.
Pour informer les salariés de l'évènement, le CSE peut mettre dans son panneau d'affichage une affiche de publicité de l'évènement.
Il peut également intégrer cette publicité sur son site internet ou sur l'intranet de l'entreprise, avec accord de l'employeur. De même, le CSE, peut, avec autorisation de l'employeur, mettre à disposition des flyers dans la salle de pause ou encore à l'entrée des locaux.
Dès lors que les salariés ont donné leur accord au CSE pour recevoir de la communication sur leurs adresses email professionnelles ou personnelles, celui-ci pourra s'en servir pour diffuser par mail la publicité de l'évènement.
Le CSE peut également prévoit un photobox ou prendre lui-même des photos de l'évènement pour faire un retour sur l'évènement dans sa communication. Dans ce cas, il devra prendre connaissance des règles de droit à l'image.
Gérer les détails logistiques du barbecue.
En toute logique, le CSE devra s'assurer que le matériel qui sera utilisé sera adapté aux volumes de production attendus.
Il devra aussi surveiller son installation sur les aspect sécurité, comme par exemple, les branchements électriques, les risques éventuelles de surtensions, la disposition des câbles au sol pour ne pas provoquer de chutes, etc.
Proposer une animation culinaire autour du barbecue.
Une des activité tendance est de faire appel à des chefs professionnels pour proposer un repas exclusif et sur-mesure à travers la notion d'anti-gaspillage ou encore de redécouverte des produits d'autrefois.
Le CSE en lui-même doit également être vigilant sur les plats proposés aux salariés lors du barbecue en lui-même. Il doit prendre en compte les allergies éventuelles. Il doit aussi, dans la mesure du possible, proposer un ou plusieurs alternatives en fonction des convictions culinaires de chacun.
Planifier les détails pratiques.
Par ailleurs, à l'heure de la prise de conscience des enjeux environnementaux, il serait de bonne augure d'anticiper la gestion des déchets lors de l'évènement (compostage, recyclage, etc.)
De même, le CSE devra définir par qui et quand les tables, chaises, barnum seront installés, et quelles personnes se chargeront également du nettoyage et rangement post-évènement.
Évaluer et améliorer l’événement.
Post évènement, le CSE est encouragé à collecter les retours et les commentaires des salariés pour améliorer l’événement. Cela lui permettra d'adapter le programme d'activités et d'évaluer l’impact de l’événement sur l’esprit d’équipe et la convivialité
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